4 dicas para a organização de estoque físico do consultório

Nem sempre a gestão tem foco na organização do estoque físico do negócio, mas essa tarefa pode reduzir os custos da sua clínica e facilitar o dia a dia no consultório odontológico. Além disso, a prática pode ajudar a demonstrar a excelência do estabelecimento e ajuda na satisfação dos seus pacientes.

Portanto, é fundamental ter uma boa gestão de estoque, que inclua a ordenação e o controle dos insumos, além da organização dos documentos. Então, se você ainda não mantém o seu estoque organizado de maneira funcional para o seu negócio, vale a pena conferir como alcançar essa meta.

Neste post, você entenderá por que é tão importante manter a organização do estoque físico do seu consultório odontológico e descobrirá 4 dicas para ajudar nessa tarefa. Confira!

Por que é importante ter um estoque organizado?

Primeiramente, você deve entender por que é importante manter um estoque organizado. Na prática, ter os materiais e a documentação arrumados em lugares estratégicos facilita a sua rotina, não só como gestor, mas também como dentista.

Aliás, todos os colaboradores da clínica se beneficiam de um estoque organizado porque é muito mais fácil encontrar os insumos e papéis necessários para o atendimento. Com isso, é possível ganhar tempo e produtividade.

Por exemplo, imagine que você precisa de um material para fazer um molde de gesso e quem cuida do estoque teve um imprevisto e não pode ir ao trabalho. Se o estoque estiver desorganizado, provavelmente você precisará de mais tempo para encontrar o insumo.

Com isso, o atendimento é atrasado e atrapalha as demais consultas posteriores. Já com a organização do armazenamento, qualquer funcionário poderá encontrar o material sem dificuldade.

Assim, há chances de manter a rotina da clínica com mais tranquilidade. Ao mesmo tempo, isso ajuda a garantir a satisfação dos clientes, que não terão que esperar mais tempo para ser atendido.

Outro ponto importante da organização do estoque físico é o não desperdício de materiais. Quando se tem um estoque desorganizado, não é incomum o vencimento de insumos que ficam perdidos fora do lugar, acarretando prejuízos financeiros diretos.

Ademais, existem diversas outras razões para manter o seu estoque organizado. Veja os principais exemplos:

• não há riscos de ter que cancelar um atendimento pela falta de materiais;

• é possível reduzir os gastos com aquisições de materiais desnecessários;

• há mais chances de economizar espaço;

• o controle dos gastos com insumos e equipamentos é otimizado;

• a organização permite agilizar todos os processos da clínica.

4 Dicas para a organização de estoque físico do consultório

Após entender a importância de ter uma boa organização de estoque físico do seu consultório odontológico, chegou o momento de conhecer as 4 dicas para gerir o seu estoque de maneira eficiente.

1. Tenha um bom local para armazenamento

O primeiro passo para organizar o estoque é ter um bom espaço físico, com infraestrutura e equipamentos para armazenar os insumos adequadamente. Sendo assim, verifique se o ambiente tem:

• geladeiras e refrigeradores para armazenar materiais que exigem baixas temperaturas;

• prateleiras e armários suficientes para que os insumos sejam guardados de modo a facilitar o acesso e a visualização, sem necessidade de empilhar ou sobrepor os itens;

• itens de fácil higienização para que a limpeza possa ser feita frequentemente;

• espaço protegido para os produtos que devem ser armazenados longe da luz;

• lugar adequado para objetos cortantes e que representam perigo;

• armário para guardar a documentação dos pacientes com tratamento ativo e finalizado.

2. Atualize o inventário

O inventário da sua clínica de odontologia está atualizado? Esse documento deve ser renovado diariamente para ter um maior controle sobre o estoque. Caso ele não esteja, é importante fazer a contagem de todos os produtos que estão armazenados no espaço.

Feito isso, é possível realizar os pedidos com maior segurança em relação a eventuais faltas ou sobras (que levem ao vencimento do item sem uso). Você também terá um controle sobre a quebra de estoque e poderá melhorar os processos de utilização dos materiais da clínica.

Para não precisar contar o estoque com tanta frequência, você pode investir em um software de gestão de estoque. Esse tipo de sistema permite ter um controle por meio do cadastro das notas de entrada e saída das mercadorias.

3. Padronize a organização do estoque físico

Após arrumar o local da armazenagem e atualizar o inventário, é o momento de padronizar a organização do estoque físico. Isso é feito por meio de classificações para facilitar a arrumação e o acesso aos produtos.

Confira as principais possibilidades:

• etiquetar os produtos com tags coloridas de acordo com a categoria. Por exemplo: medicamentos com etiqueta vermelha, itens descartáveis com etiqueta azul, material para molde com etiqueta amarela e assim por diante;

• ordenar os itens perecíveis conforme a validade, colocando na frente os produtos com vencimento mais próximo. Assim, é possível evitar a perda de material vencido;

• armazenar os materiais conforme a frequência de utilização. Os materiais mais usados no dia a dia devem ficar nas prateleiras mais próximas da porta e em locais mais fáceis de pegar;

• guardar a documentação dos pacientes ativos por ordem alfabética, separando-a dos papéis dos clientes com tratamento já finalizado.

Com a padronização na organização, você consegue criar um esquema em que todos os colaboradores encontram o que é necessário no estoque sem dificuldades. Além disso, a medida permite agilizar a atualização do inventário, evitando erros de contagem.

4. Oriente os colaboradores

Após fazer toda a arrumação do estoque, é importante que você oriente os colaboradores a respeito da organização. Caso contrário, provavelmente o espaço ficará desorganizado novamente em pouco tempo.

Para tanto, reúna a equipe para explicar como funciona a organização. Explique, por exemplo, onde cada item deve ficar, como os produtos devem ser organizados conforme a validade, a categoria e a frequência de uso.

Ademais, para que a arrumação não se perca, você pode fazer um documento detalhando a padronização utilizada. Assim, sempre que houver entrada e saída de grande volume de insumos, é possível conferir se a ordem se mantém adequada.

Como você viu, a organização do estoque físico é uma tarefa que permite a agilidade nos processos odontológicos e a redução de custos desnecessários. Desse modo, influencia diretamente no sucesso da clínica. Portanto, não deixe de aplicar essas 4 dicas para armazenar adequadamente o material do seu consultório.