Guia de gestão de consultório odontológico: otimize seus resultados

Durante a formação, os profissionais que optam por atuar na Odontologia recebem pouca ou nenhuma informação de como realizar a gestão de consultório odontológico. Porém, é uma área essencial para o sucesso profissional.

É fato que o conhecimento técnico no início da carreira é muito mais importante para a atuação profissional do dentista. No entanto, o planejamento sem um gerenciamento, o profissional encontrará grandes dificuldades para se manter no mercado.

Com o propósito de ajudá-lo nesta fase preparamos este guia para apontar as melhores práticas na gestão de seu consultório ou clínica que contribuirão para a otimizar os resultados e mais destaque na profissão. Continue lendo e veja como descomplicar os processos para alcançar um melhor rendimento e ter sucesso!

Qual a importância de otimizar a gestão do consultório odontológico?

É natural que profissionais da odontologia tenham foco principal em se especializar na própria área, com o objetivo de obter conhecimento técnico para melhor ‘performance’ na atuação clínica. Porém, a rotina de um dentista não se resume apenas ao atendimento de pacientes, pois engloba diversos processos de gestão relacionados com o atendimento.

A gestão de consultório odontológico precisa ser muito bem realizada e as rotinas bem estabelecidas. Essa organização influencia o trabalho da equipe e o conforto e a satisfação dos pacientes. Além disso, uma boa gestão é fundamental para que o consultório sobreviva como empresa, afinal, não podemos esquecer que ele também se enquadra nessa categoria.

Por isso, profissionais da odontologia, além de cuidar da sua capacitação, devem manter o foco em questões administrativas. A seguir, explicamos como a gestão do consultório odontológico impacta diferentes aspectos dessa empresa para que você compreenda de sua importância.

Descomplicação de rotinas e processos

O principal impacto de uma gestão estratégica para o consultório odontológico é a descomplicação das rotinas e processos da empresa. Afinal, são muitos detalhes aos quais a equipe e o profissional precisam estar atentos diariamente, para manter as engrenagens funcionando em harmonia.

Quando a gestão não é bem realizada, não existe padronização para nortear as ações em diferentes setores. Assim, cada colaborador age conforme julgar mais adequado, além de seguir caminhos complicados ou burocráticos que provocam atrasos e aumentam as chances de erros.

Por isso, realizar uma gestão eficiente do seu consultório ajuda a estabelecer um padrão para as ações, guiando decisões e indicando à equipe os melhores caminhos. Desse modo, alcança-se maior produtividade, pois o processo flui naturalmente.

Otimização do trabalho do profissional

A gestão do consultório odontológico também impacta significativamente o trabalho do profissional. Afinal, ele precisa ter horários bem organizados, equipamentos adequados, instrumentos e uma gama de materiais que utiliza nos tratamentos.

Para que se obtenha os melhores resultados é necessário investimentos estratégicos na gestão para, por exemplo, obter um bom controle do estoque, gerenciamento de fornecedores e processos administrativos. Por isso a importância do tema para que o seu trabalho seja otimizado resultando em maior produtividade e qualidade nos resultados.

Mais satisfação dos pacientes

O paciente que chega a um consultório odontológico observa, analisa e formaopinião com base em tudo aquilo que vê e nas experiências que vivência. Por isso, as ações de gestão também precisam ter foco no público, para que ele encontre um lugar agradável e não tenha dificuldade para fazer seus tratamentos.

Um cliente potencial que é bem atendido no seu primeiro contato torna-se satisfeito com a empresa e a equipe de atendimento. E isso se evidencia quando tem o seu problema solucionado e suas expectativas são alcançadas.

Sendo assim, uma gestão bem realizada deixa os pacientes felizes com o atendimento que receberam somado ao sucesso do tratamento ao qual se submeteram. Isso melhora a imagem do consultório e traz credibilidade para o profissional e clínica, além de contribuir para novas indicações.

Crescimento do negócio

Um consultório que tem uma equipe bem treinada e dedicada, que oferece um bom tratamento aos seus pacientes obterá a atração e retenção dos pacientes. Porém, quando há uma preocupação em ‘gestão profissional’ como, por exemplo, controle de finanças, treinamento da equipe interna, investimentos em marketing tem apenas um destino, o crescimento!

Quando empresas do ramo odontológico são bem geridas, elas expandem seu campo de atuação, abraçando um mercado maior e aumentando a sua receita. Afinal, o crescimento acontece de forma ordenada e calculada, ou seja, sustentável a longo prazo.

Como fazer a gestão do meu consultório odontológico?

A gestão de consultório odontológico é importante não para manter documentos bem organizados, mas porque impacta diretamente e de forma expressiva tudo o que acontece na empresa. Mas como fazer essa gestão para que seja possível alcançar os resultados propostos? A seguir, mostramos algumas ações essenciais e que você pode colocar em prática sem complicações para gerir com sucesso o seu negócio.

Centralize os cadastros num mesmo ambiente

Um consultório odontológico se relaciona com diversas pessoas físicas e jurídicas. Seus dados e informações precisam estar muito bem armazenados e organizados para que seja fácil consultá-los sempre que necessário.

É interessante centralizá-los em um mesmo ambiente para evitar volumes físicos, minimizar as chances de erro e facilitar as pesquisas. O ideal é que o cadastro de pacientes, fornecedores e parceiros aconteça em ambiente digital. Existem diversos softwares que podem ser utilizados para isso, tanto os básicos e tradicionais, como o Access, quanto programas específicos para gerenciamento de clínicas odontológicas.

O importante é padronizar esses cadastros a fim de que você e a equipe possam acessá-los e incluir ou modificar informações quando precisar. Essa medida ajuda a otimizar os processos e aumentar a produtividade.

Realize o controle financeiro

Embora muitas vezes a escolha da carreira odontológica seja motivada por amor a ajuda ao próximo, é fato que ele precisa obter resultados financeiros. Os resultados econômicos para sua sobrevivência virão do seu consultório e, portanto, a questão financeira também precisa de atenção.

O controle das finanças é fundamental para que a empresa se mantenha equilibrada, pague os colaboradores e permita um ótimo pró-labore para o profissional.

Além disso, é necessário reverter fundos para a clínica, possibilitando majoritariamente, no aperfeiçoamento profissional, investimento em novas tecnologias, em propaganda e em sua infraestrutura.

Sendo assim, as finanças devem ser devidamente registradas com suas entradas e saídas, o devido controle dos gastos fixos e variáveis e a destinação correta de valores. Desse modo, é possível verificar se o negócio está trazendo lucro ou se é necessário melhorias.

Você pode usar o Excel para planilhar esse controle ou ferramentas gratuitas como ZeroPaper, Siscontrole ou Egestor. Algumas são acessadas online e outras estão disponíveis para download.

Organize seus relatórios de faturamento

A elaboração de relatórios de faturamento apenas é possível quando a gestão financeira é feita de forma correta e eficaz. Para que eles sejam criados, é necessário reunir dados e informações de um determinado período com base nos registros de entrada e saída.

O controle das finanças precisa ser uma rotina, de preferência diariamente, para que nenhum detalhe seja deixado para trás. Desse modo, haverá material suficiente para fazer um comparativo entre meses ou períodos.

Esses relatórios são importantes para que você observe o faturamento médio do seu consultório, constatando também possíveis sazonalidades. Assim, fica mais fácil organizar os investimentos, prever os períodos de menor ganho e adotar estratégias que possibilitem minimizar variações da rentabilidade.

Utilizando os softwares de controle financeiro que sugerimos você obtém todos esses dados para análise. Mas, como cada sistema funciona de uma forma diferente, observe se o programa escolhido oferece a opção de gerar relatórios.

Controle o estoque

Para montar o estoque de um consultório odontológico, é preciso destinar investimentos a equipamentos e materiais odontológicos para manter a clínica em funcionamento. É fundamental saber quais são os produtos que estão em estoque na clínica, sua data de vencimento e aqueles que precisam ser repostos.

Essas ações devem ter como base os atendimentos realizados e o volume de consumo de cada item. Afinal, há materiais mais utilizados nos procedimentos odontológicos e, com rotatividade maior. Outros apresentam uma demanda menor e podem ultrapassar o prazo de validade.

Informações de estoque precisam ser conhecidas para guiar decisões de compras com assertividade, ou seja, produtos que devem ser adquiridos em maior quantidade e a identificação de produtos em falta. O App Loja é uma opção interessante, que apresenta versões diferentes incluindo uma gratuita que também controla fornecedores, clientes e caixa.

Veja o consultório como empresa

Outra questão muito importante para realizar uma boa gestão de consultório odontológico é não se esquecer de que ele é uma empresa. Afinal, para que funcione legalmente, são necessárias diversas licenças e um grande volume de documentos que registram suas atividades.

O consultório possui características de qualquer empreendimento, como necessidade de um espaço físico, ações de divulgação, busca de fornecedores, conhecimento do público-alvo, concorrentes, pagamento de impostos, taxas, entre outros.

Portanto, para que sobreviva ao mercado, são necessárias ações administrativas e gestoras como em qualquer outro setor de atuação. É necessário encarar isso com seriedade porque a manutenção do negócio lucrativo demanda responsabilidades.

Quais tecnologias e ferramentas eu posso utilizar para esse gerenciamento?

Em um primeiro momento, pode parecer muito complicado fazer a gestão do seu consultório odontológico, em especial porque dentistas não pertencem à área administrativa e sim a área da saúde. Porém, quando o planejamento é devidamente realizado, tudo se torna automatizado e não há dificuldade para controlar os vários setores da clínica.

Além disso, existem recursos e ferramentas que podem ser adotados para facilitar ainda mais os processos e as rotinas. As tecnologias de informática e digitais favorecem o planejamento e controle e precisam ser adotadas! Algumas opções para implementar nas rotinas do seu consultório são:

• Prontuário digital;
• Sistemas de gestão interna;
• Plataformas gerenciadoras;
• Softwares para controle financeiro;
• Programas de gestão de estoque.

O ideal é que você procure opções que permitam digitalizar e automatizar as rotinas e os processos. Tenha, nos computadores, plataformas virtuais e empresas gerenciadoras, aliados para fazer a sua gestão, facilitar pesquisas e consultas e diminuir as chances de erros, perdas e extravios.

Não se esqueça de também facilitar a comunicação através de diversos meios com o seu consultório. Além do telefone, trabalhe com redes sociais, aplicativos de envio de mensagens e e-mail. Assim, fornecedores, parceiros e pacientes não encontrarão dificuldade para falar com você ou sua equipe.

Esses canais agilizam a comunicação e possibilitam uma troca de informações muito mais rápida. Desse modo, problemas são resolvidos imediatamente ou em menos tempo, evitando acúmulo de tarefas e desencontros.

Treinamento da equipe

Não se esqueça de que você não trabalha sozinho: o público também tem contato com a equipe. Na verdade, isso acontece antes dos pacientes chegarem até você! Portanto, é fundamental que seus colaboradores estejam bem treinados para cumprirem as funções.

Além de atender as pessoas que chegam ao consultório, esses profissionais precisam conhecer a fundo a rotina da empresa e dominar as ferramentas e recursos utilizados diariamente. Para isso, faça os devidos treinamentos, esclarecendo suas dúvidas e mostrando caminhos mais práticos para manter a clínica funcionando adequadamente.

Controle financeiro

O controle das finanças permite conhecer todos os custos e gastos do negócio, observar o faturamento e analisar se a precificação dos serviços está correta. Lembre-se de que todas as contas do consultório precisam ser quitadas com os valores arrecadados nos atendimentos. Se, por acaso, você estiver precisando colocar dinheiro pessoal na clínica, é hora de rever as contas, identificar os erros e organizar as finanças.

Gerenciamento de fornecedores

Um consultório odontológico precisa de fornecedores, e a gestão dos mesmos também faz parte das rotinas dessa empresa. A parceria precisa ser vantajosa e atender às necessidades do seu negócio para que não haja desfalques em seu estoque e os atendimentos não sejam prejudicados. Trabalhe com fornecedores que atendam prontamente aos seus pedidos, e lembre-se de gerenciar aquilo que já adquiriu realizando o registro dos produtos.

Investimento em tecnologia

A Odontologia passou por muitas mudanças e novas tecnologias permitiram modernizar os tratamentos e procedimentos oferecidos. Além de técnicas mais atuais, há equipamentos e produtos que facilitam o trabalho do profissional e melhoram os resultados.

É interessante implementar essas inovações em seu consultório para elevar a qualidade do atendimento. Além de maior produtividade, facilita os procedimentos clínicos, aumenta a satisfação dos pacientes pela redução do tempo de tratamento e por fim obtém-se melhores resultados estéticos e funcionais.

Ações de marketing

Seu público precisa saber que você também está no mercado e que oferece serviços de qualidade, mas, para que isso aconteça, é essencial investir em ações de marketing. Lembre-se do que falamos, um consultório odontológico também é uma empresa, então, necessita de publicidade.

É possível utilizar os mais diferentes recursos para fazer essa divulgação, tanto no marketing tradicional como digital. Porém, não esqueça de seguir o Código de Ética Odontológica, do Conselho Federal de Odontologia, que estabelece as práticas permitidas e aquilo que não deve ser feito na divulgação dos seus trabalhos e da sua clínica.

Quais são os principais erros de gestão que devem ser evitados?

Até aqui, você viu ações essenciais e boas práticas para fazer a gestão de consultório odontológico. No entanto, é importante que saiba, também, quais são os erros que devem ser evitados para que as estratégias sejam realmente eficazes e você alcance bons resultados. A seguir, listamos alguns deles. Leia atentamente e veja se você não está cometendo nenhum!

Atendimento falho

O bom atendimento é essencial para empresas de todos os setores, por isso, você e sua equipe devem estar atentos a essa questão e assumir uma postura adequada para tratar de forma eficiente os pacientes. Isso precisa acontecer no primeiro contato.

Um atendimento falho, desestimula a presença do paciente no consultório. Além de não voltar, não o indicará para outros e até mesmo pode recomendar aos conhecidos que não optem pelo seu consultório. Como resultado o fato poderá trazer-lhe um descrédito profissional e em consequência prejuízos imediatos.

Processos mal elaborados

A rotina dos consultórios odontológicos, na maioria das vezes, segue uma lógica que envolve o primeiro contato do paciente, o agendamento de uma consulta de avaliação, pedidos de exames, retorno, entre muitos outros.

Mas, para que tudo aconteça sem complicações, o ideal é padronizar as ações em um processo bem elaborado. Quando essa sequência está mal definida, podem acontecer vários problemas.

Descontrole financeiro

O controle financeiro é uma medida essencial para qualquer pessoa. Quem não sabe os valores que tem disponível, desconhece seu custo de vida e não planeja investimentos e, dificilmente consegue atingir metas definidas.

Não deixe que isso aconteça com o seu consultório odontológico. Faça o registro das entradas e saídas, planilhe os custos e calcule com precisão o faturamento do negócio. O desconhecimento desses fatores pode levar à falência.

Fusão entre finanças pessoais e empresariais

Esse é um erro muito comum, especialmente em negócios de pequeno porte e aqueles familiares. Consiste em mesclar as finanças pessoais com as da empresa, gerando entradas ou retiradas extras de recursos particulares.

Isso não pode acontecer, é preciso fazer a contabilidade para Clínica Odontológica e para a vida pessoal de forma independente. O dinheiro do consultório deve ser exclusivo para o seu funcionamento, o que inclui o seu pró-labore. É desse valor que você fará o cálculo das suas próprias finanças, sem misturar a vida pessoal com a empresarial.

Baixo investimento em divulgação

Alguma vez você já passou em frente a um estabelecimento comercial e pensou: “isso ainda está funcionando?”. Sabe por que essas situações acontecem? É a falta de investimento em comunicação, que nos faz esquecer que uma empresa existe.

Portanto procure estar sempre investindo em campanhas que permitam ao público não esquecer que você está no mercado. Essa visibilidade é muito importante para fidelizar seus pacientes antigos e atrair novos, mantendo a competitividade do seu consultório.

Poucas ações pós-venda

Percebeu que, no item anterior, falamos sobre fidelização de pacientes? Essa é uma medida essencial para que as pessoas que já foram atendidas por você tenham interesse em realizar novos tratamentos e, ainda, indiquem seus serviços para outras.

Não realizar ações pós-atendimento abre uma brecha para que concorrentes atraiam e tomam posse de seus pacientes — e você acaba perdendo espaço no mercado.

Portanto, procure adotar medidas que façam essas pessoas se lembrarem de retornar ao seu consultório e que sejam atendidas de forma personalizada, percebendo a sua preocupação com a satisfação e o bem-estar delas.

Investimento precário em processos modernos

Se existem técnicas com maior apelo tecnológico para prestar atendimentos mais rápidos e com mais qualidade, por que manter os mesmos procedimentos e não se atualizar?

Além de reduzir a produtividade, essa decisão também pode desagradar os pacientes. O investimento em tecnologia é uma evolução para o seu consultório e ele deve acontecer em todos os setores da sua empresa.

Falta de organização

A gestão de consultório odontológico pode parecer complicada, mas, na verdade, somente precisamos estar atentos a todos os detalhes que impactam o sucesso da empresa. Implemente boas práticas para que as rotinas transcorram naturalmente.

Assim, você terá uma excelente organização que atrairá cada vez mais pacientes. Profissionais que não tem formação em administração podem ter dificuldades para gerir os próprios negócios. Por isso, compartilhe este artigo em suas redes sociais para dividir conhecimentos com seus amigos.