Como melhorar a taxa de aceitação do seu consultório odontológico?

Com o mercado cada vez mais disputado, é essencial entender que o seu consultório odontológico deve ser gerido como qualquer outro negócio. Dessa maneira, você consegue identificar onde é possível melhorar o seu atendimento para obter mais resultados.

Uma das formas de fazer isso é observando a taxa de aceitação. Afinal, ela ajuda a entender se há mais espaço para a conversão de clientes em seu consultório. Se você ainda não sabe como utilizar esse indicador, continue a leitura.

Neste artigo, você entenderá o que é a taxa de aceitação, qual é a sua importância, como calculá-la e quais medidas podem ser utilizadas para melhorá-la. Confira!

O que é a taxa de aceitação?

Primeiramente, é preciso ter o conceito de taxa de aceitação bem definido. Esse é um indicador de desempenho para verificar o percentual de clientes que chegam até a empresa e fecham negócio. Por isso, o conceito também é conhecido como taxa de conversão.

Dessa maneira, a taxa de aceitação do consultório odontológico visa mensurar a quantidade de orçamentos oferecidos que se convertem em tratamentos finalizados. Assim, ela demonstra a sua capacidade de negociação durante a consulta de avaliação.

Quanto mais próxima de 100% essa taxa for, mais eficiente é o seu atendimento de apresentação do plano de tratamento. Em contrapartida, se a taxa for baixa, significa que pode haver um gargalo no seu processo de elaboração e demonstração do orçamento.

Como a taxa de aceitação do consultório pode ser mensurada e analisada?

Sabendo o que é a taxa de aceitação, é o momento de entender como ela pode ser mensurada e analisada. De início, é necessário realizar um cálculo a partir da quantidade de orçamentos realizados mensalmente no seu consultório.

Depois, você deve verificar quantos tratamentos foram fechados a partir dos orçamentos lançados. Por exemplo, imagine que no mês passado você elaborou 50 orçamentos e, desse número, 40 pessoas aceitaram o tratamento.

Então você deve dividir o número de tratamentos aceitos pelo número de orçamentos elaborados e multiplicar por 100, usando a seguinte fórmula:

(total de orçamentos / total de tratamentos aceitos) x 100 = taxa de aceitação

De acordo com o exemplo, o cálculo seria: (40/50) x 100 = 80%. Logo, a taxa de aceitação é de 80%. Ou seja, a cada 100 orçamentos que você faz no consultório, 80 resultam em negócio. Essa taxa é interessante, mas vale a pena entender por que os outros 20% dos pacientes não quiseram o tratamento.

Entre as possibilidades para não ter atingido 100% de conversão ou mais próximo, estão:

• alto preço dos procedimentos;
• pouca opção para pagamento;
• atração de público-alvo errado;
• falta de entendimento do cliente sobre o orçamento.

Por que a taxa de aceitação é importante?

Como você viu, a taxa de aceitação permite identificar gargalos e encontrar soluções para o processo de apresentação do tratamento. Isso é essencial para a saúde financeira do seu negócio, pois uma baixa taxa de conversão reduz a sua rentabilidade.

Afinal, você precisa fazer mais orçamentos para ter uma quantidade de tratamentos que pague os custos do consultório e gere lucro. Consequentemente, é necessário trabalhar mais.

Ou seja, essa dinâmica aumenta o custo de aquisição de clientes, reduzindo a rentabilidade do negócio. Além disso, promove um maior desgaste em você como profissional.

Já uma taxa alta de aceitação significa que você terá que se desgastar menos e poderá faturar mais,  resultando em maior lucratividade.

Como melhorar a taxa de aceitação do seu consultório odontológico?

Agora que você entendeu a relevância da taxa de aceitação no consultório odontológico, é preciso aprender como melhorar esse índice. Acompanhe!

Melhore a apresentação do orçamento

Em muitos casos, a aceitação do tratamento é prejudicada pela apresentação do orçamento. Os clientes precisam se sentir seguros e confiantes para aceitarem a proposta feita para o tratamento. Para isso, eles querem entender o seu diagnóstico e saber como o procedimento pode ajudá-los.

Desse modo, é interessante contar com recursos visuais, como imagens, vídeos e simuladores, para explicar todo o processo ao paciente.

Além disso, para ajudar no entendimento, tente responder às seguintes questões durante a avaliação:

• • Qual é o diagnóstico?
  • O que causou o problema?
  • Como o problema pode ser tratado?
  • Quais são os benefícios desse tratamento?
  • Quais resultados podem ser esperados?
  • Qual é o valor do serviço?

Quanto mais detalhes você apresentar, explicando de maneira simples e acessível, mais confiança o seu cliente terá no seu serviço. Assim, é possível estreitar a relação entre profissional e paciente. Como consequência, você aumenta as chances de adesão ao tratamento proposto.

Agende a consulta o quanto antes

Ao agendar uma avaliação, tenha certeza que poderá realizar o procedimento o mais breve possível, caso o paciente aceite a proposta. Isso porque, ao marcar a consulta para um prazo mais longo, o cliente terá mais tempo para repensar as suas prioridades.

Nesse caso, as chances de desistência do tratamento aumentam, especialmente se o procedimento é estético e pode ser adiado. Desse modo, quando possível, marque o tratamento para o mesmo dia ou semana.

Vá atrás dos orçamentos em aberto

Não ignore os pacientes que saíram do consultório sem fechar o negócio. Eles são potenciais clientes, pois já houve o interesse em adquirir o seu serviço. Dessa maneira, é importante entrar em contato com essas pessoas novamente para tentar fechar negócio.

Em um primeiro instante, tente entender os motivos pelos quais esse cliente não continuou o atendimento. Então faça uma nova proposta que seja atrativa tanto para você quanto para ele. Em alguns casos, isso pode ser suficiente para que o paciente retorne ao consultório.

Identifique os gargalos e tente corrigi-los

Por fim, você deve identificar quais são os pontos fracos da apresentação do tratamento, analisá-los e entender quais medidas podem ser tomadas para reverter a situação. Para isso, uma dica é fazer uma pesquisa rápida com os clientes que dispensaram o tratamento proposto.

Você pode descobrir, por exemplo, que a maioria das pessoas não fechou negócio porque não tinha o dinheiro à vista para pagar. Nesse caso, seria válido pensar na possibilidade de aderir à máquina de cartão e oferecer o parcelamento no crédito.

Como você viu, calcular e analisar a taxa de aceitação ajuda a entender como converter os orçamentos em tratamentos efetivados. Desse modo, você pode aumentar a rentabilidade do seu consultório odontológico. Então não deixe de aplicar as nossas dicas em seu negócio!

Que tal complementar com conhecimento sobre como fazer a gestão do seu consultório?